Bij Advies & Connect B.V. vinden we het belangrijk dat je weet wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens om en verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen we in duidelijke taal uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt.

Wie zijn wij?

Wij zijn Advies & Connect B.V., gevestigd in Rotterdam. Wij ondersteunen organisaties op het gebied van HR, salarisadministratie, verzuim, recruitment, assessments en organisatieadvies.

Voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, is Advies & Connect B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Wij zijn gevestigd aan de Fascinatio Boulevard 216, 3065 WB Rotterdam, ons KvK-nummer is: 96681152 en wij zijn telefonisch te bereiken op: 010 - 798 84 22

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Advies & Connect ondersteunt organisaties onder andere op het gebied van HR, salarisadministratie, verzuim, recruitment, assessments en organisatieadvies. Daarnaast bieden we trainingen en andere HR-gerelateerde diensten aan.

Afhankelijk van de situatie hebben wij onder de AVG een verschillende rol.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke wanneer je bijvoorbeeld contact met ons opneemt, klant bij ons bent, solliciteert bij Advies & Connect, deelneemt aan een training of als kandidaat deelneemt aan een recruitment- of assessmenttraject.

Wij zijn verwerker wanneer we in opdracht van een klant persoonsgegevens van medewerkers verwerken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij salarisadministratie, verzuimbegeleiding of een medewerkerstevredenheidsonderzoek. De werkgever is in dat geval verantwoordelijk voor de verwerking. Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend voor de afgesproken dienstverlening en volgens de afspraken die we met de werkgever hebben gemaakt.

Bij salarisadministratie werken wij in de salarissoftware die door de betreffende klant beschikbaar wordt gesteld. De werkgever is verantwoordelijk voor de keuze en inrichting van dit systeem. Advies & Connect gebruikt de persoonsgegevens in het systeem uitsluitend voor zover dit nodig is om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.

Werk je bij een van onze klanten en heb je een vraag over jouw persoonsgegevens? Dan kun je hiervoor in eerste instantie terecht bij je werkgever.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van onze relatie met jou en de diensten die we uitvoeren.

Klanten en contactpersonen
We kunnen onder andere je naam, functie, organisatie, telefoonnummer, e-mailadres, factuurgegevens en correspondentie verwerken. Dit doen we om onze dienstverlening uit te voeren, contact met je te onderhouden en onze administratie en facturatie te verzorgen.

Contact via onze website, e-mail, telefoon of WhatsApp
Neem je contact met ons op? Dan verwerken we de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, zoals je naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht. We gebruiken deze informatie om je vraag te beantwoorden of bijvoorbeeld een kennismakingsgesprek in te plannen.

Trainingen en bestellingen
Wanneer je je aanmeldt voor een training of een bestelling plaatst, kunnen we gegevens verwerken zoals je naam, contactgegevens, organisatie, bestel- en betaalgegevens en gegevens over je deelname.

Recruitment, sollicitaties en assessments
Bij een sollicitatie, recruitment- of assessmenttraject kunnen we onder andere je naam en contactgegevens, cv, opleiding, werkervaring, gespreksnotities en – wanneer van toepassing – assessmentresultaten verwerken. We gebruiken deze gegevens om te beoordelen of er een passende match is tussen jou en een functie of opdrachtgever.

Werkzaamheden voor onze klanten
Wanneer wij als verwerker werkzaamheden uitvoeren voor een werkgever, kunnen wij toegang krijgen tot persoonsgegevens van medewerkers die noodzakelijk zijn voor onze opdracht. Welke gegevens dit precies zijn, is afhankelijk van de dienstverlening.

We ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou. Soms ontvangen we gegevens van je werkgever of opdrachtgever. Ook kunnen we gebruikmaken van openbare zakelijke bronnen, zoals LinkedIn, bijvoorbeeld wanneer we zelf contact opnemen met een mogelijke kandidaat.

Wij nemen geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

Waarom mogen wij persoonsgegevens verwerken?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat volgens de AVG.

Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens:

• omdat dit nodig is om een overeenkomst uit te voeren of voorbereidingen daarvoor te treffen;
• omdat we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
• omdat wij of een andere partij een gerechtvaardigd belang hebben;
• omdat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je deze toestemming altijd weer intrekken.

Salarisadministratie

Wanneer Advies & Connect de salarisadministratie voor een klant verzorgt, doen we dit in opdracht van de betreffende werkgever.

We werken daarbij in de salarissoftware die de klant beschikbaar stelt. We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.

Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn over salaris, arbeidsduur, verlof, vergoedingen, inhoudingen en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste salarisverwerking.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van zijn medewerkers en voor de keuze en inrichting van het gebruikte salarissysteem.

Verzuimbegeleiding en gezondheidsgegevens

Bij verzuimbegeleiding werken we in opdracht van de werkgever en gaan we extra zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Wij vragen niet naar diagnoses of naar de medische oorzaak van een ziekmelding en leggen deze informatie niet vast. Medische informatie hoort thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst.

Voor de begeleiding van het verzuim- en re-integratieproces kunnen we wel informatie verwerken die daarvoor noodzakelijk is, zoals:

• de datum van ziekmelding en eventuele hersteldatum;
• afspraken over contact en re-integratie;
• informatie over de inzetbaarheid voor het werk voor zover deze volgens de geldende regels mag worden verwerkt;
• adviezen en afspraken die nodig zijn voor het re-integratieproces.

Wanneer een medewerker uit zichzelf medische informatie met ons deelt, betekent dit niet automatisch dat wij deze informatie mogen vastleggen. We verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn en die volgens de geldende privacyregels mogen worden verwerkt.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens langer te bewaren.

Als uitgangspunt hanteren we:

• Financiële administratie en facturen: 7 jaar;
• Klant- en opdrachtgegevens: in beginsel maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij langer bewaren noodzakelijk is;
• Contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden: maximaal 1 jaar;
• Trainingsgegevens: maximaal 2 jaar na afloop van de training;
• Sollicitatiegegevens: in beginsel maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming kunnen we deze gegevens maximaal 1 jaar bewaren voor toekomstige mogelijkheden;
• Gegevens die wij als verwerker verwerken: volgens de afspraken die we hierover met de betreffende opdrachtgever hebben gemaakt.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we deze.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken.

Afhankelijk van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met:

• onze opdrachtgevers;
• arbodiensten en bedrijfsartsen, wanneer dit noodzakelijk is voor verzuimbegeleiding;
• kandidaten en potentiële werkgevers binnen recruitmenttrajecten, voor zover dit is afgestemd;
• leveranciers die ons ondersteunen bij onze website, e-mail, administratie, betalingen of andere bedrijfsprocessen;
• de Belastingdienst en andere overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Bij recruitment delen we het cv of andere persoonsgegevens van een kandidaat niet zomaar met een potentiële opdrachtgever. We stemmen dit eerst met de kandidaat af.

Wanneer wij salarisadministratie uitvoeren, werken we in de salarissoftware van de betreffende klant. Wij bepalen dus niet zelfstandig welk salarissysteem wordt gebruikt.

Wanneer een externe partij namens Advies & Connect persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over privacy en informatiebeveiliging.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige diensten die we gebruiken kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van het EU-VS Data Privacy Framework of door afspraken op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

Pascal-AI

Via onze website kun je een account aanmaken bij Pascal-AI.

Wanneer je hiervoor naar de omgeving van Pascal-AI gaat en daar persoonsgegevens invoert, kan Pascal-AI zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van deze gegevens. Op die verwerking is de privacyverklaring van Pascal-AI van toepassing.

We adviseren je daarom de privacyverklaring van Pascal-AI te bekijken voordat je persoonsgegevens via deze dienst verstrekt.

Cookies en onze website

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren, bijvoorbeeld voor bepaalde functies van de website of webshop.

Wanneer we analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, worden deze alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Meer informatie over de cookies die onze website gebruikt, vind je in onze cookieverklaring en cookie-instellingen.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

We zorgen er onder andere voor dat alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden toegang krijgen tot deze gegevens. Daarnaast gaan onze medewerkers vertrouwelijk om met persoonsgegevens en maken we waar nodig afspraken met onze leveranciers en opdrachtgevers over privacy en informatiebeveiliging.

Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten als het gaat om jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen;
• persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@adviesenconnect.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we je vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen.

We reageren in principe binnen één maand op je verzoek.

Verwerken wij jouw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van jouw werkgever? Dan kan het zijn dat we je verzoek doorverwijzen naar je werkgever, omdat de werkgever in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke is.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Onze dienstverlening, systemen en de wet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.